Kodin tärkeät paperit – mitä säästää, mitä silppuriin?
Kuitit, koulusopimukset, todistukset, laskut, lippuset ja lappuset. Mitä papereita täytyy vielä säilyttää paperisena – tarvitseeko enää juuri mitään?
Jotkut ihmiset järjestävät tärkeät paperinsa mappeihin teemoittain ja aikajärjestyksessä. Toiset ripottelevat kuitit, todistukset, maksetut laskut, sopimukset ja veropaperit pitkin kodin laatikoita – pois silmistä, pois mielestä!
Sitten on meitä, jotka huoletta tuhoavat papereitaan. Kai tiedot joskus jostain löytyvät digitaalisena, jos tarvis.
Mitä papereita tavallisen ihmisen pitäisi nykyään säilyttää ihan paperisina?
”Lähtökohtaisesti kaikista asiakirjoista riittää nykyään digitaalinen versio.”
Kuluttajaliiton juristi Timo Niemi kertoo, mitä tehdä kuluttajan arkeen liittyville papereille.
Maksetut laskut? Ei tarvetta jemmata – tarvittaessa tiliote todistaa ne maksetuiksi.
Kuitit? Talteen, jos ne ovat samalla takuutodistus, niin pitkäksi aikaa kuin takuu on voimassa. Sama pätee erillisiin takuutodistuksiin.
Sopimukset, vaikka nettiliittymästä? Talteen vielä kolmeksi vuodeksi sen jälkeen, kun sopimuksen voimassaolo päättyy. Jos tulisi jotain sopimukseen perustuvaa velkaa, se yleensä ehtisi vanhentua siinä ajassa.
Vuokrasopimuksen lisäksi Niemi pitäisi hyvässä jemmassa vuokravakuutta koskevan kuitin.
”Jos vuokrasuhde on kestänyt vaikka kymmenen vuotta, ei pankki välttämättä pysty kaivamaan esiin todistetta, että vakuus on aikanaan maksettu.”
Mutta mitään näistä lapuista ei tarvitse säilyttää paperisena.
”Lähtökohtaisesti kaikista asiakirjoista riittää nykyään digitaalinen versio. Aika moni sopimus on nykyään alkujaankin vain digitaalisena tehty. Digiversiosta kannattaa tietysti ottaa varmuuskopiot”, Niemi sanoo.
Jos kuitti tai asiakirja on olemassa vain paperilla, Niemi ottaisi siitä valokuvan puhelimella tai skannaisi tietokoneelle talteen. Paperi voi aina hävitä tai kuitti haalistua lukukelvottomaksi.
”Jos kuusi vuotta pitää kuitteja tallessa, ei voi mennä kovasti pieleen.”
Tuttava kaivaa välillä vuosien takaiset veropaperit esiin, muistelee kuinka kauan niitä pitää säilyttää – ja työntää ne sitten takaisin kaappiin.
”Verotuspäätöksiä tarvitsee harvemmin sen jälkeen, kun verotuksen muutoksenhakuaika on mennyt umpeen. Se on kolme vuotta”, kertoo Veronmaksajain keskusliiton verojuristi Tero Hämeenaho.
Esitäytetyssä veroilmoituksessa on tietoja, jotka verottaja saa muualta, kuten palkkatiedot työnantajalta. Ne pitää itse tarkastaa. Jos ne ovat oikein, ei tietoihin liittyviä papereita tarvitse säilyttää, Hämeenaho sanoo.
Jos taas veroilmoitukseen lisää itse vaikkapa kotitalousvähennyksiä tai tulonhankkimiskuluja, täytyy tositteet pitää tallessa.
Hämeenaho kertoo, että lain mukaan tuloihin ja vähennyksiin, veroihin ja velkoihin liittyvät tiedot tulee lähtökohtaisesti säilyttää kuusi vuotta, mutta tähän on joitain poikkeuksia.
”Jos kuusi vuotta pitää kuitteja tallessa, ei voi mennä kovasti pieleen.”
Verottajaa ei kiinnosta, ovatko ne paperisia vai ei.
”Verottajalle kelpaa tositteiden säilyttäminen digitaalisena, kunhan ne voi tarvittaessa tulostaa.”
Sitten löytyy lappu, joka täytyy säilyttää paperisena: asunnon osakekirja.
Sitten löytyy lappu, joka täytyy säilyttää paperisena: asunnon osakekirja. Yleensä se säilyy pankissa, kunnes asuntolaina on maksettu, sen jälkeen sen saa itselleen.
Vanhoja paperisia osakekirjoja muutetaan pikkuhiljaa sähköiseen muotoon, kertoo johtaja Janne Murtoniemi Maanmittauslaitokselta.
”Siihen tarvitaan alkuperäinen dokumentti. Niin kauan, kun paperinen osakekirja on olemassa, se pitää säilyttää.”
Murtoniemi ei keksi, mitä muita asumiseen liittyviä papereita olisi suorastaan pakko säilyttää. Toki joitakin dokumentteja voi olla hyödyllistä säilyttää, kuten vanhat kauppakirjat, ”jos niitä tarvitse joskus johonkin”.
”Muutoin ei voi sanoa tarkkaan mitä pitää säilyttää, riippuu niin tilanteesta.”
Avioehto ja testamentti kuulemma tehdään paperille. Ne kai pitää säilyttää?
Kyllä ja ei. Avioehtosopimus täytyy tehdä perinteisenä asiakirjana ja allekirjoittaa perinteisellä tavalla kynällä.
”Jotta sopimus tulee voimaan, se tulee rekisteröidä Digi- ja väestötietovirastoon. Sopimus tallennetaan sähköiseen arkistoon, joten sitä ei ole tarvetta säilyttää”, kertoo johtava asiantuntija Tanja Tams Digi- ja väestötietovirastolta.
Testamentti tulee laatia kirjallisesti ja säilyttää visusti, vaikka pankin tallelokerossa.
Löytyisikö DVV:ltä muuta tietoa papereista, jotka tulee säilyttää?
”Edunvalvontavaltakirja on säilytettävä alkuperäisenä. Muutoin ei voi sanoa tarkkaan mitä pitää säilyttää, riippuu niin tilanteesta”, toteaa lakiasiainjohtaja Ari Torkkel.
”Testamentin voi laatia myös kahtena kappaleena, mikä voi joskus auttaa säilyttämisessä. Toki selkeämpää on se, että testamenttia on vain yksi kappale.”
Paperisen viranomaispostin määrä on joka tapauksessa vähenemässä. Vuoden 2026 alusta julkisen hallinnon kanssa sähköisesti asioivat suomalaiset saavat viranomaispostin ensisijaisesti digitaalisesti, sähköiseen Suomi.fi-postilaatikkoon. Siellä päätökset ja viestit säilyvät joitain vuosia. Jos itse näkee tarpeelliseksi säilyttää niitä pidempään, ne voi tallettaa omalle tietokoneelle – tai tulostaa paperille.
On papereita, joista kukaan ei voi yleispätevästi sanoa, että mitä niille pitäisi tehdä – vaikkapa työ- ja koulutodistukset.
On papereita, jotka täytyy säilyttää. Papereita, jotka on hyvä säilyttää. Ja papereita, joista kukaan ei voi yleispätevästi sanoa, että mitä niille pitäisi tehdä – vaikkapa työ- ja koulutodistukset. Itse ratkaisin niiden säilytyksen hukkaamalla vanhat työtodistukset ja arkistoimalla tutkintotodistuksen vintille hatturasiassa, vain vähän rutussa.
Eikä paperien säilyttäminen ole enää kysymyksistä akuutein. Sen sijaan kodeissa pohditaan näitä: Mihin tietokoneen kansioon talletinkaan tärkeän sopimuksen? Miten löydän tietyn kuitin kuvan puhelimen pursuilevasta albumista?
Tietoja antoivat myös hankepäällikkö Annette Hotari ja juristi Roni Roihankorpi Digi- ja väestötietovirastosta.
