Kotivinkki

Loppuivatko tunnit tänäänkin kesken? Älä ajattele aikaa päivinä vaan viikkoina – saat paljon enemmän aikaan, sanoo ajanhallinnan valmentaja

Loppuivatko tunnit tänäänkin kesken? Älä ajattele aikaa päivinä vaan viikkoina – saat paljon enemmän aikaan, sanoo ajanhallinnan valmentaja
Ajanhallinnan valmentaja Johanna Rosnell-Varjo alkoi suunnitella elämäänsä 168 tunnin jaksoissa 24 tunnin sijaan. Sen jälkeen hänellä on ollut aikaa tehdä vaikka mitä.

Tuntuiko taas, että tunnit loppuivat tänäänkin kesken? Nipistit ehkä unista tai jätit syömättä, jotta ehtisit tehdä kaiken suunnittelemasi: työt, kauppareissun ja juoksulenkin. Silti jäi vielä soittamatta äidille ja lukematta työkaverin kuukausi sitten suosittelemaa kirjaa.

Kymmenen vuotta sitten ajanhallinnan valmentaja Johanna Rosnell-Varjo oli samassa tilanteessa.

Hän työskenteli viestintäpäällikkönä ja pyöritti kahvilaa ystävänsä kanssa. Lisäksi hänellä oli kahden yhtiökumppanin kanssa firma, joka valmensi yrityksiä. Kotona häntä odottivat mies, kolme lasta ja vanhan talon remontti.

– Aamut olivat yhtä kaaosta. Piti ehtiä päiväkotiin, kouluun ja töihin. Lounastauolla hoidin yritysteni asioita ja mietin jatkuvasti, ajattelevatko kollegat, että pyöritän omia bisneksiä virka-ajalla.

Päivät olivat jatkuvaa reagointia yllätyksiin: työt veivät odotettua enemmän aikaa, lapsi sairastui tai joku tuli kylään juuri, kun olisi pitänyt järjestellä firmojen asioita.

– Elin suunnitelmallisesti, mutta luulin aina, että ehtisin tekemään enemmän kuin ehdinkään.

Oravanpyöräpaletti oli haljeta liitoksistaan, kun Rosnell-Varjon lapsi sairastui vakavasti. Aikaa piti riittää sekä sairaalle että terveille lapsille, palkkatyölle ja yrityksille.

– Tajusin, että jostain pitää löytää enemmän tasapainoa elämään, ennakointia reagoinnin sijaan.

Tajusin, että 168 tuntia on ihan jumalattoman paljon aikaa. Oli hieno kokemus ymmärtää se.

Rosnell-Varjo on ollut lapsesta asti kiinnostunut käyttämään aikansa hyvin. Yläasteikäisenä hän havahtui siihen, kuinka paljon hän löhöili television ääressä. Hän ympyröi lehden tv-ohjelmasivuilta ne viisi ohjelmaa, jotka halusi ehdottomasti viikon aikana nähdä. Muulloin hän ei aukaissut televisiota.

Lapsen sairastumisen jälkeen Rosnell-Varjo alkoi paneutua ajankäyttöön tarkemmin.

Eräässä seminaarissa luennoitsija näytti kuvaa, joka esitti aikaa eri määreinä: vuosi sekunteina, kuukausi minuutteina ja viikko tunteina. Rosnell-Varjo mietti, että mitä jos aikaa ajattelisikin päivien sijaan viikkoina.

Viikon aikana Rosnell-Varjo ehti yleensä tehdä suunnittelemansa asiat. Jos asiat olivat sidottu tiettyyn päivään, jotain jäi aina tekemättä. Se aiheutti riittämättömyyden tunnetta.

Hän päätti alkaa hahmottaa aikaa jatkuvan 24/7-härdellin sijaan 168 tunnissa. Sen verran aikaa meillä on käytettävissämme yhden viikon aikana.

– Tajusin, että 168 tuntia on ihan jumalattoman paljon aikaa. Oli hieno kokemus ymmärtää se.

Toisaalta hän käsitti myös, että oravanpyörä vain jatkuu, jos hän ei tee valintoja.

– Halusin aikaa perheelle ja valmennusyrityksemme kehittämiselle. Irtisanouduin merkitykselliseksi kokemastani työpaikasta, ja myimme myöhemmin myös kahvilan. Päätin, että panostan kokopäiväisesti yrittäjyyteen yhdessä firmassa.

Johanna Rosnell-Varjo kehottaa arvostamaan omaa aikaa ja pohtimaan, miten sen haluaa käyttää. ”Aika kuluu joka tapauksessa, suunnittelit tai et.” Hän itse asettaa jokaiselle viikolle tavoitteet ja hahmottelee ajankäyttöä lukujärjestykseen, joka kulkee muistikirjan välissä. Hän jakaa ajatuksiaan ajankäytöstä sivustollaan 168tuntia.fi.

Pian Rosnell-Varjo huomasi, että ajankäytön suunnittelun tueksi sopivat samat opit, joita hän käytti yritysten identiteettien kirkastamisessa. Molemmissa on kyse vision terävöittämisestä. Ajanhallinnan kanssa painivan ihmisen on aivan ensin mietittävä, mitä haluaa vielä kokea ja oppia.

Rosnell-Varjo hankki pedagogisen pätevyyden ja alkoi tarjota asiakkailleen ajanhallinnan valmennuksia. Hän on havainnut, että usein asiakkailla on epärealistiset käsitykset siitä, miten paljon asioihin pitää varata aikaa. Se johtaa jatkuviin myöhästymisiin.

Jatkuvat myöhästymiset ovat usein merkki siitä, että omaan ajankäyttöön on syytä perehtyä.

– Kannattaa pitää pari viikkoa kirjaa kaikista tekemisistään. Silloin selviää, mihin aika oikeasti kuluu. Sitten voi miettiä, miten saisi sen kulumaan niihin asioihin, joihin itse haluaa.

Moni myös tuntee, ettei saa mitään aikaiseksi tai saa aikaan ”vääriä” asioita. Päivät kuluvat joko hypellessä tehtävästä toiseen tai reagoidessa yllättäviin asioihin.

– Hallinnan tunnetta voi kasvattaa hyvällä viikkosuunnittelulla.

Tärkeintä jatkuvan kiireen taltuttamiseksi on kuitenkin tärkeysjärjestyksen selkiyttäminen ja tarvittaessa karsinta.

– Maailma on täynnä ihania asioita, joihin voisi aikansa käyttää. On tehtävä valintoja, ja se ei ole aina kivaa, Rosnell-Varjo sanoo.

Kannattaa pitää pari viikkoa kirjaa tekemisistään. Silloin selviää, mihin aika kuluu.

Ajanhallinnasta hän ei mielellään puhu.

– Se on terminä pöljä. Ei kukaan voi hallita aikaa. Se vain kuluu, teet sen eteen jotain tai et.

On eri asia ajatella, mihin aika kuluu kuin mihin sen käytät. Käyttäminen on tietoinen valinta.

– Kyse ei ole niinkään ajanhallinnasta vaan energianhallinnasta. Miten saat energiatasosi riittämään, jotta jaksat tehdä suunnittelemasi asiat? Ihan ensin pitää muistaa nukkua ja syödä.

Niinpä Rosnell-Varjo pyhittää omasta 168 tunnistaan kahdeksan tuntia nukkumiseen joka yö. Se tekee 56 tuntia viikossa.

– Kun olen korvamerkinnyt ajan unelle, minun ei tarvitse enää neuvotella siitä itseni kanssa. Minulla on aina varattuna riittävä aika nukkumiseen.

Työlle ja pakollisille asioille, kuten ruoanvalmistukselle, pyykeille ja kaupassakäynneille, Rosnell-Varjo varaa 70 tuntia viikossa. Se tekee kymmenen tuntia päivässä. Tähän hän pyrkii mahduttamaan myös liikunnan.

Sunnuntaisin Rosnell-Varjo kirjaa paperille alkavan viikon uniajat ja 70 suunniteltua tuntia. Tällaista suunnitelmallisuutta hän opettaa myös asiakkailleen.

– Kymmenen suunniteltua tuntia päivässä on vuosien myötä osoittautunut itselleni toimivaksi malliksi. Suurin piirtein sen verran pakollisiin asioihin menee. Jos todella suunnittelee 70 tuntia viikossa hyvin, siinä ehtii vaikka mitä.

Usein emme ole väsyneitä siksi, että olisimme tehneet liikaa, vaan siksi, että teemme liian vähän asioita, joista saamme energiaa ja innostumme.

Jäljelle jää vielä 42 tuntia, jotka Rosnell-Varjo jättää mielellään suunnittelematta. Silloin hän tekee spontaanisti mieluisia asioita, kuten lukee, tapaa ystäviään, katselee leffoja tai vain on.

Näitä tunteja hän käyttää myös siirtymiin ja yllättävien asioiden hoitamiseen.

– Kun eteeni tulee jotain odottamatonta, se ei aiheuta enää hirveää ärsyyntymistä, koska minulla on varatunteja käytössäni.

Yrittäjä voi suunnitella aikataulunsa vapaammin kuin palkkatyössä käyvä. Jos tekee arkipäivänä kahdeksan tuntia töitä ja käyttää tunnin työmatkoihin, kaikki pakollinen ei välttämättä onnistu kymmenessä tunnissa.

Se ei tietenkään ole tarkoituskaan, Rosnell-Varjo sanoo. Arkipäiville voi varata 12 tarkasti aikataulutettua tuntia ja viikonlopulle viisi per päivä. Siitäkin tulee yhteensä 70 tuntia viikossa.

Viikkosuunnittelu vaatii Rosnell-Varjon mukaan pitkäjänteisyyttä ja oman ajan arvostamista.

– Usein emme ole väsyneitä siksi, että olisimme tehneet liikaa, vaan siksi, että teemme liian vähän asioita, joista saamme energiaa ja innostumme.

Rosnell-Varjo tuntee käyttävänsä aikaansa nykyään merkityksellisesti. Hyvän suunnittelun ansiosta hänestä tuntuu siltä, että aikaa riittää tärkeisiin asioihin.

– Väitän, että verenpaineeni laski ja pulssini tasaantui, kun otin systeemin käyttööni. Riittämättömyyden tunne poistui.

Julkaistu: 20.1.2020
1 kommentti