Maanantai-iltana katson tehtävälistaani. Asioita, joiden yli olen saanut vetää viivan: Soita sähkölaskusta. Vastaa kaikki meilit. Osta Tomin lahja. Muista deadline.

Yliviivattuja asioita on vähemmän kuin niitä, joita en ole ehtinyt tehdä: Käy lenkillä. Soita Elinalle. Uusi kirjaston kirjat. Vakuutushomma! Venyttele. Lista jatkuu lapun toiselle puolelle. Sama toistuu tiistaina.

Ja keskiviikkona, torstaina ja perjantaina. Ärsyttää, etten saa kaikkea tehtyä. Olenko vatula?

Lauantaina selailen netissä uutisia, kun silmiini osuu otsikko: On aika tulla aikarealistiksi. Klik.

Lehtijutussa yhdysvaltalainen ajanhallintaekspertti kertoo, että oli ennen kroonisesti myöhässä, kadotteli tavaroitaan ja oli muutenkin hirvittävän epäjärjestelmällinen. Kuulostaa ärsyttävältä tyypiltä.

Lapsen saatuaan ekspertti sai elämänsä hallintaan ja alkoi neuvoa muitakin paremmiksi ajankäyttäjiksi. Hän jakaa ihmiset aikarealisteihin ja aikaoptimisteihin.

Kun aikarealistin täytyy tehdä jotain, hän miettii, mikä tehtävä oikeastaan on ja mitä sen tekeminen vaatii. Hän on hyvin tietoinen siitä, kauanko eri asioiden tekeminen kestää, ja suunnittelee päivänsä sen mukaan.

Aikaoptimisti taas suhtautuu pohjattoman toiveikkaasti siihen, mitä kaikkea ehtii tehdä. Siksi hän tunkee päiviinsä liikaa tekemistä ja turhautuu, kun ei saa tehtävälistojaan suoritettua.

Kuulostaa kumman tutulta. Miettisin sitä pidempään, mutta oikeastaan minun pitäisi jo olla suihkussa. Myöhästyn treffeiltä kaverin kanssa.

Listaan syitä, joiden takia arvelen olevani aikaoptimisti. Psykologi Hanna Markuksela kuuntelee.

Yksi: Loputtoman pitkät to do -listani. Järjellä ajatellen tajuan, että haalin päiviini liikaa tekemistä. Järki on hiljaa, kun kirjoitan listojani.

Kaksi: Arvioin usein päin seiniä ajan, joka kuluu yksittäisten tehtävien tekemiseen. Äkkiäkös tässä kokkaan vartissa! Sitten pilkon kasviksia kolme varttia.

Kolme: Lähden liikkeelle liian myöhään. Vaikka periaatteessa tiedän, että kävelen kotoa kahvilaan (ja siellä odottavan ystävän luo) kaksikymmentä minuuttia, lähden matkaan kymmenen minuuttia ennen tärskyjä.

Neljä: En hoida asioita ennen kuin on pakko. Tiedän, että jos ostaisin lentoliput kaksi kuukautta ennen lähtöä, saisin ne halvemmalla – mutta onhan tässä vielä aikaa. Äkkiä matka onkin kahden viikon päästä ja liput maksavat maltaita.

Hanna Markuksela psykologi- ja valmennuspalvelu Zeneraattoreista vahvistaa, että vaikutan täydelliseltä aikaoptimistilta. Hän tunnustautuu sellaiseksi itsekin. Termi ei ole virallinen, mutta se kuvaa toimintamallejamme hyvin.

”Aikaoptimistilla tarkoitan ihmistä, jolle on luonteenpiirteiden ja ympäristötekijöiden seurauksena muodostunut tapa aliarvioida eri tehtäviin kuluva aika. Se johtaa toistuviin myöhästelyihin”, Markuksela selittää.

”Aikaoptimismi on vaadittavan valmistautumisajan arviointiin liittyvä hahmottamisen haaste.”

Aikaoptimismi voi johtua monesta asiasta: Toiveajattelu. Taipumus multitaskata. Suunnitteluun liittyvät harhat. Elämyshakuisuus. Miellyttämisen halu. Temperamentti. Oppimiskokemukset. Yksilöllinen reagointi ärsykkeisiin.

”On monen tekijän summa, minkälaiseksi ajankäytön hallinta muodostuu”, Markuksela sanoo.

Aikaoptimistiin suhtaudutaan usein ymmärtäväisesti. No se nyt vain on tuollainen. Eikä aikaoptimisti halua kenellekään pahaa. Ei hän mieti, että juuri tuon ihmisen tapaamisesta voin myöhästyä.

Aikaoptimistilta vain katoaa hahmotus siitä, miten muut ihmiset kokevat asiat.

Markukselan mielestä aikaoptimistin olisi syytä miettiä, miten kumppani tai vaikka lapsuudenkaverit kokevat jatkuvat myöhästymiset.

”Muut ehkä sanovat, että ei se mitään, me tiedettiin, että myöhästyt taas. Mutta miltä heistä mahtaa tuntua?”

Markuksela kertoo, että aikaoptimistin voi olla vaikea keskittyä. Hän innostuu ihan muusta kuin siitä, mitä piti tehdä. Siksi asioiden tekeminen jää viime tippaan.

Monella aikaoptimistilla on kuitenkin tapana selvitä viime tingassa. Ja kun tietää, että on ennenkin selvinnyt, mitä sitä turhaan tapojaan muuttamaan.

”Aikaoptimistilla on usein kova suorituskyky paineistetussa tilanteessa”, Markuksela sanoo.

”Viimeinen prässi saa aikaoptimistin toimimaan tehokkaasti, vaikka samassa tilanteessa joku toinen lamaantuisi. Pärjääminen ruokkii aikaoptimismia.”

Kuulostaa tutulta. Opiskeluaikoina luin tentteihin aina edellisenä yönä. Joululahjat ostan vasta aattona.

Panostus ajanhallintaan voi yllättää aikaoptimistin, sanoo Hanna Markuksela.

”Olo on rentoutuneempi, omasta suorituskyvystä ja potentiaalista saa parhaan irti. Avautuu uusia tapoja päästä huipulle, kun tämän osa-alueen hioo kuntoon.”

Aikaoptimismista voi opetella pois. Kun on ensin tunnistanut piirteensä, itseään voi oppia säätelemään. Motivaatiota se tietysti kysyy.

Markuksela neuvoo minua ensin tarkastelemaan tehtävälistojani kriittisesti.

”Jotkut ovat tehtävien hamstraajia. Heidän listoilleen päätyy perusteettoman paljon asioita, joita voisi tehdä. Mieti, ovatko kaikki tehtävät oikeasti välttämättömiä. Voisiko osan niistä tehdä huolellisesti ja osan nopeasti?”

Joidenkin tehtävälistat venyvät epärealistisiksi siksi, että omien rajojen vetäminen falskaa. Silloin ihminen ei osaa sanoa ei itselle, muille tai inspiroiville tehtäville. Se voi johtua sekä innostuksesta että velvollisuudentunnosta.

Markuksela itse konmarittaa tehtävälistojaan jo etukäteen: onko tehtävä tarpeellinen vai saako se porttikiellon listalle?

”Kannustan minimalismiin. Tehtävälistan rinnalle voi myös tehdä mahdollisuuksien listan. Sen asioita tehdään vain, jos on vapaata tai jos listan asioista tuleekin tärkeitä.”

Asioiden tekemiseen kuluvaan aikaan pitäisi Markukselan mukaan kiinnittää huomiota. Miksi arvioin ajan aina alakanttin?

”Aikatauluoptimisti ei välttämättä muista, että viimeksi ruoanlaittoon meni kolme varttia. Hänellä voi olla haasteita muistaa tulevaisuudessa tapahtuvia asioita sekä haasteita aikaan liittyvän prospektiivisen muistin kanssa”, hän sanoo.

”Yksi teoria aikaoptimismille on, että osa ihmisistä ei hahmota, kuinka kauan asioiden tekemiseen voisi mennä aikaa ja miten sijoittaa valmistelut ennen valmistumisajankohtaa.”

Minulla ei ole hajuakaan, kuinka kauan vaikka kotini imurointi kestää. Markuksela ehdottaa, että alan tarkkailla, kuinka kauan kulutan erilaisten asioiden tekemiseen.

Optimismi puskee järjen edelle myös silloin, kun varaan puolen tunnin matkaan vartin. Markukselan mielestä en silloinkaan ota huomioon aikaisempia kokemuksiani.

”Toistuvasti myöhästelevät eivät usein kontrolloi impulssejaan tehokkaasti. Jos keskittyisit valmistautumiseen ja fokuksessa olisi koko ajan lähteminen, voisit päästä matkaan ajoissa.”

Paperinen kalenteri voi Hanna Markukselan mielestä auttaa aikaoptimistia saamaan rytmiä arkeen.

”Kannattaa kokeilla, hahmottaako asiat paremmin paperisesta kalenterista. Itse hahmotan siitä paremmin, jos on paljon asioita tehtävänä.”

Hänen toinen vinkkinsä on pomodoro-tekniikka. Se on ajanhallintamenetelmä, jossa yhteen asiaan keskitytään 25 minuutin pätkissä ja niiden välillä pidetään pieni tauko. Tosin Markuksela sanoo, että työskentelypätkä voi kestää vaikka vartin tai 45 minuuttia.

”Pääasia on, että pomodoron avulla voi luoda keinotekoisen deadlinen tunnelmaa. Se voi auttaa aikaoptimisteja, jotka ovat usein hyviä viime tingan pakertajia.”

Myös ihan vaan elämä voi opettaa eroon aikaoptimismista.

”Usein lapset pakottavat aikaoptimistin tekemään taipumukselleen jotain. Vanhemmaksi tulon myötä elämään tulee pakollista ennakointia”, Markuksela sanoo.

”Minun oli äidiksi tulon jälkeen pakko kohdata se realismi, että lasta ei voi esimerkiksi pukea parissa sekunnissa, kun ollaan lähdössä kotoa. Kun tilanteita on toistuvasti, ennakointikyky treenautuu itsestään.”

Paranisiko elämäni, jos opettelisin lähtemään elokuviin ajoissa, tekisin työt valmiiksi ennen viime tippaa ja aikatauluttaisin päiväni kylmänviileän järki-ihmisen tavoin?

En ole yhtään varma, mutta Markuksela on.

”Mieti, miten mukavaa olisi, jos päiviin jäisi tyhjää tilaa. Se laskisi stressitasoa ja olisi siten hyväksi terveydellekin.”

Markuksela ehdottaa kokeilemaan, miltä tuntuu varata johonkin tehtävään ekstra-aikaa.

”Tai mene jonnekin etuajassa. Perillä vain haahuilet. Sinulla ei ole kiire, voit vaikka tylsistyä. Ota se mindfulnes-tyyppisenä harjoituksena.”

Markuksela lupaa, että yhden osa-alueen ajanhallinnan voi saada kuntoon helposti. Sen jälkeen voi treenata toista osa-aluetta.

”Olennaista on toisto. Tee pieniä, maltillisia juttuja. Mitä useampia toistoja teet, sitä paremmin ne murtavat vanhaa tapaa. Toistoja ja aikaa tarvitaan paljon, parikin kuukautta.”

Katselen tehtävälistaani. Siinä on tälle päivälle 27 asiaa. Alkaa tuntua siltä, että soita verottajalle ja lakkaa kynnet eivät kuulu samalle listalle. Alan viivata turhia pois.

Pari päivää myöhemmin tapaan kaverin kaupungilla. Tönötän treffipaikalla liki varttia ennen sovittua aikaa. Katselen ihmisiä ja näyteikkunoita. Haahuilen, niin kuin Markuksela käski. Mietin, miltä tuntuu.

Ei ainakaan tylsältä. Ei silti valaistuneeltakaan.

Ehkä siltä, että tämän voisi tehdä toistekin.

Jutun lähteenä käytetty New York Timesissa lokakuussa ilmestynyttä artikkelia ”It’s Time to Become a Time Realist”.