Tavarat löytyvät siististä kodista, ja sama pätee tietokoneisiin. Uhraa ajatus sille, miten järjestät älylaitteidesi tietomäärän. – Tietojen siirtäminen on silloin selkeää, jos hankit uuden koneen. Tai jos kone hajoaa, tiedostojen palauttaminen on helpompaa, kun osaat sanoa niiden tarkan sijainnin, sanoo Gatecom Oy:n IT-asiantuntija Toni Järvinen.

Kun kaikelle on oma paikkansa, sekasortoa ei synny. Yleensä aihekokonaisuudet toimivat hyvin: työasiat, harrastukset, taloyhtiön asiat, työhakemukset. Tee koneellesi selkeä kansiorakenne ja vie uudet tiedostot heti oikeaan paikkaan.

Älä nimeä tiedostoja ensimmäisen päähänpiston mukaan. Käytä kuvaavia nimiä ja ujuta mukaan vuosi tai päivämäärä. Näin hahmotat jo silmämääräisesti, kuinka tuore ja tarpeellinen tiedosto on. Harvaa tarvitset enää vuoden kuluttua.

Siirrä sinne kaikki toimenpidettä vaativat tiedostot: tulostettavat juna- ja konserttiliput, laskut sekä kuitit. Kun olet tehnyt matkan ja maksanut laskun, poista tiedosto kansiosta.

Valokuvat on helppo löytää vuoden mukaan. Tee jokaiseen vuoteen alakansio tapahtumasta, jonka nimeät selkeästi: Piian ja Mikan häät, New York, Eetun nimiäiset.

Tyhjennä kameran ja puhelimen kuvat pari kertaa kuussa koneellesi ja poista heti turhat otokset. Mieti samalla, kenelle lupasit lähettää kuvia ja mitkä haluat teettää paperille.

Valokuville on omia ohjelmia, jotka helpottavat niiden järjestämistä ja jakamista kavereille sähköpostitse. Niitä ovat esimerkiksi ilmaiset Googlen Picasa, joka tukee kaikkia käyttöjärjestelmiä, ja Magixin Photo Manager, joka toimii Windows-koneilla.

Entä jos kaikki lastesi vauvakuvat tuhoutuisivat lopullisesti? Tietokone, ulkoinen kovalevy ja muistitikut ovat laitteita, jotka voivat kaikki hajota, ja ne myös katoavat helposti. Tallenna siis tärkeimmät kuvat moneen eri paikkaan.

Tietoa voi tallentaa myös pilvipalveluun eli ulkoiseen verkkopalveluun. Sen ansiosta koneesi tallennustila ei pauku yli, ja pääset tiedostoihisi käsiksi miltä laitteelta tahansa. Esimerkiksi Microsoftilla, Googlella ja Applella on omat pilvipalvelunsa. Todennäköisesti koneesi tai puhelimesi paketissa on tullut jo mukana tallennustilaa pilveen.

Muistat salasanasi paremmin, kun kehität niihin muistisäännön. Vahvassa salasanassa on vähintään 8 merkkiä, sekä isoja että pieniä kirjaimia ja erikoismerkkejä. Muodosta aiheeseen liittyvä salalause, josta muokkaat salasanan. Esimerkiksi näin: ”Shoppailu harrastuksena” -lauseesta ”Shopp4iluh4rr4stuksen4!”, ja perään kyseisen nettikaupan lyhenne. Voit myös säilöä salasanasi tallennusohjelmaan, mutta silloin otat tietovuodon riskin. – Oma muistisääntö on parempi, Toni Järvinen sanoo.

Tutustu puhelimesi kalenteritoimintoon. Luo perheesi kanssa yhteinen sähköinen kalenteri, ja näette toistenne menot suoraan puhelimesta. Kalentereja voi luoda eri tarpeita varten. Voit vaikka jakaa yhden työkavereidesi, toisen puolisosi kanssa, ja näet itse kaikki merkinnät yhdellä silmäyksellä. Ajasta myös kummilastesi syntymäpäivät ja vuositarkastukset hammaslääkäriin.

Poista tasaisin väliajoin turhat yhteystiedot puhelimesta ja vanhentuneet tiedostot koneelta. Myös omia tietojaan kannattaa käydä poistamassa esimerkiksi nettikaupoista. Jos sivustolle käy tietovuoto, tietosi eivät karkaa – tärkeää varsinkin, jos olet antanut luottokorttitietosi. Useat luotettavat sivustot karsivat itse tunnuksia pois, kun niitä ei käytetä pitkään aikaan.